FreelanceSwitch es, sin duda alguna, uno de los mejores blogs que leo a diario. En él siempre hay buenos consejos para los que, como es mi caso, trabajamos de forma independiente. Hace ya unas semanas publicaron un muy buen artículo titulado “3 tips for making deadlines your friend”, el cual estaba basado a su vez en un artículo de Freelance Folder, otro excelente blog.

En ambos artículos se daban claves para aprovechar los plazos de entrega y aumentar la productividad del profesional freelance. Básicamente, estas claves eran:

1. Fija expectativas para ti mismo.

Sé realista a la hora de establecer los plazos y ten en cuenta si serás capaz de cumplirlos. No te comprometas si no estás seguro de que podrás.

2. Prioriza tu trabajo.

Aprende a balancear tu carga de trabajo, intenta asignar niveles de preferencia a cada una de las tareas (si trabajas simultáneamente con más de un cliente). Siempre habrá clientes más flexibles que otros y debes gestionar eso de forma inteligente.

3. Mantente al día de fechas y ocasiones especiales.

Ten muy presente el calendario, de forma que puedas preveer periodos de tiempo en los que dispones de menos tiempo para trabajar, ya sea por asistir a una cita con unos amigos, una boda, etc.

4. Analiza tus logros cada día.

La organización es esencial para cumplir con los plazos. Después de cada jornada, dedica unos minutos a comprobar si has cumplido las tareas que te habías propuesto para ese día, prepara los objetivos del día siguiente, etc. Además te ayudará a ver los problemas que te quitan más tiempo, analizarlos y conseguir ser más productivo.

5. Intenta trabajar sólo 5 días a la semana.

Aunque tengas la posibilidad de hacerlo más días, intenta no ocupar todo el tiempo en el trabajo. Tómate tus descansos, desconecta el fin de semana.

6. No temas a los plazos de entrega.

Sin plazos de entrega es fácil distraerse y convertir un proyecto de una semana en un proyecto de dos semanas (o más). En la mayoría de los casos, trabajar de forma más eficiente significa tener la posibilidad de aceptar más trabajos, lo que a su vez significa más dinero. Hay que intentar ver los plazos de entrega como una herramienta que ayude a ser más productivos, no como una espada de Damocles preparada para caer.

7. Establece un plazo de entrega “falso” para ti mismo.

Una buena práctica es “engañarse” a si mismo estableciendo un plazo de entrega de un par de días antes del real. Eso provoca que trabajes más rapidamente sin la presión del último minuto. Además, en caso de que no cumplas con esa fecha “falsa”, siempre tienes un colchón de un par de días para llegar a la meta real.

8. Establece plazos de entrega a tus clientes.

Uno de los mayores inconvenientes a los que nos enfrentamos día a día es el hecho de que los clientes no entreguen determinada información necesaria para acabar nuestro trabajo. Por eso, es importante aclarar con el cliente éste tipo de situaciones. Una buena práctica es comunicarle que “para poder terminar el trabajo en el plazo de entrega determinado, es necesario recibir A, B y C del cliente en la fecha tope X”. Puede no ser muy elegante, pero a la hora de buscar responsabilidades si el proyecto no llega a buen término, nadie podrá decir que es gracias a tu procrastinación.

My two cents: Para mi tiene gran importancia la organización. Particularmente, suelo dividir el trabajo una serie de tareas intermedias (milestones), de forma que tengo más controlado el tiempo. Además, ir cumpliéndolas me anima a seguir el ritmo y ver más cerca el objetivo a cumplir. ¿Y tú, tienes algún truco?